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La gestion des données de recherche (GDR): Borealis - Dépôt Dataverse Canadien

Ce guide diffuse de l'information et des ressources pour appuyer la communauté de recherche de l'ÉTS dans la gestion des données de recherche.

Introduction à Borealis

Depuis 2012, Scholars Portal héberge le dépôt Dataverse pour le compte du Conseil des bibliothèques universitaires de l’Ontario (CBUO). En 2019, Scholars Portal a lancé son interface bilingue avec le soutien de l’Université de Montréal afin d’étendre le service aux universités du Québec dans le cadre d’une entente signée entre le Bureau de coopération interuniversitaire (BCI) et les Bibliothèques de l’Université de Toronto. Une vision commune pour un service Dataverse national, inspirée par le Groupe de travail Dataverse Nord, a permis d’élargir l’offre à l’échelle pancanadienne grâce aux partenariats avec les autres consortiums régionaux de bibliothèques universitaires, soit le Conseil des bibliothèques postsecondaires de l’Atlantique (CBPA) et le Council of Prairie and Pacific University Libraries (COPPUL). Le 23 juin 2022, le Dataverse de Scholars Portal est devenu Borealis, le dépôt Dataverse canadien / the Canadian Dataverse Repository, disponible sur borealisdata.ca .

Comme dépôt canadien de données de recherche bilingue, multidisciplinaire et sécurisé, Borealis propose une plateforme pour la découverte, la gestion, le partage et la préservation des données de recherche canadiennes et soutient la communauté de la recherche au pays qui souhaite se conformer à la Politique des trois organismes sur la gestion des données de recherche en matière de dépôt et de partage des données.

En juin 2022, le dépôt mettait déjà en valeur plus de 8 000 ensembles de données et plus de 10 millions de téléchargements.

La gouvernance de Borealis comprend des représentants des consortiums régionaux de bibliothèques postsecondaires participants et le service est rendu possible avec le soutien de la communauté et un financement opérationnel de l’Alliance de recherche numérique du Canada (l’Alliance). L’expansion du service à d’autres établissements de recherche se poursuit cette année.

L’ÉTS dispose de sa propre instance Boréalis, qui s’appelle Dataverse de l’ÉTS.

Comment déposer des données dans le Dataverse de l'ÉTS

Une fois votre compte Borealis créé, contactez l'équipe GDR de la bibliothèque en remplissant le formulaire suivant. Lorsque votre identité sera validée, un∙e administrateur∙trice vous donnera les permissions associées à votre statut (voir l'onglet Rôles et permissions) pour déposer, modifier et/ou consulter des données dans l'Espace Dataverse de l'ÉTS.

 

 

Se connecter

Une fois vos accès activés, vous devriez être redirigé automatiquement lors de votre prochaine connexion vers l’espace institutionnel Dataverse de l’École de technologie supérieure.

Choisir la bonne collection

À l’intérieur de l’espace Dataverse de l’ÉTS, on retrouve plusieurs collections appartenant généralement à des laboratoires de recherche. Comme on ne dépose pas de jeu de données au premier niveau du Dataverse de l’ÉTS, il vous faudra sélectionner la collection pour laquelle des accès vous ont été donnés.

Créer un ensemble de données

Cliquer sur + Ajouter des données, puis Nouvel ensemble de données.

  • Choisir la licence appropriée (Par défaut, CC0 sera affichée). Pour les données provenant sensibles à accès restraint, veuillez lire l'information ici.
  • Prendre en note que les champs changeront si vous modifiez la licence. Donc, faire cette étape en premier.

Remplir les champs de métadonnées marqués d’une étoile rouge* (Titre, Auteur, Personne-ressource, Description, Sujet)

  • Il est recommandé de remplir les champs supplémentaires suivants pour favoriser la découvrabilité des données :
    • Mots-clés
    • Publications connexes
  • D’autres champs de métadonnées seront disponibles une fois l’ensemble sauvegardé.

L’ensemble de données peut être sauvegardé sans ajouter de données.

Téléverser des fichiers de données

Dans le bas de la page, cliquer sur + Téléverser des fichiers

  • Options de Glisser et déposer, + Sélectionner les fichiers ou de téléverser via Dropbox
  • 1 fichier doit avoir une taille maximale de 3 Go. Si vos fichiers sont trop gros, essayez de créer un fichier Zip, sinon contactez l’équipe de GDR.
  • Décrivez les fichiers (Titre, description, Mot-clé, etc.) Si on ne peut pas comprendre vos données, on ne peut pas les utiliser!

Sauvegarder et modifier

Cliquer sur enregistrer les modifications. Pas de panique : vos données ne seront pas rendues publiques tout de suite!

  • Lorsqu’un ensemble de données est publié, Dataverse lui attribue un DOI pour l’identifier de manière permanente. Vous pouvez aussi lui assigner une URL privée si vous désirez partager vos données avec un journal sans publier votre ensemble de données.
  • À tout moment, vous pouvez modifier votre ensemble de données. Il est aussi possible d’en restreindre l’accès pour le rendre disponible sur demande seulement.

Contactez l’équipe GDR de la bibliothèque pour de l’aide.

Une fois votre jeu de données prêt pour la publication, vous devrez le soumettre pour révision. Un∙e administrateur∙trice révisera le brouillon de votre ensemble de données et pourra le rendre public ou vous faire des suggestions de modifications.

Si vous faites des modifications à un ensemble de données publié, le tout sera sauvegardé comme brouillon. Vous devrez le soumettre à nouveau pour révision afin de le mettre à jour sur la plateforme.

Si vous désirez retourner au statut de brouillon, il vous faudra contacter l’équipe GDR pour le faire.

Assurez-vous d’être prêt∙e avant de le publier!

Borealis, le dépôt Dataverse canadien fournit une référence automatique pour tous les ensembles de données à partir des métadonnées remplies à la création.
Pour l’utiliser, vous avez deux options:

  • Copier/coller la référence dans le rectangle bleu
  • Cliquer sur Citer l’ensemble de données dans le rectangle bleu puis choisir le type de fichier désiré (Endnote XML, RIS, BibTeX)

De par la nature de certaines données, il est possible que votre jeu de données (ou certains fichiers) doivent être en accès restreint sur la plateforme.

Pour ce faire, sélectionnez-les, puis cliquez sur modifier et restreindre.

Dans le champs Conditions d'accès, il est important d'indiquer clairement les étapes qu'un chercheur ou une chercheuse doit suivre afin de demander l’accès aux données restreintes. Cela peut inclure des liens URLs vers des formulaires à remplir, des formulaires disponibles en téléchargement dans le jeu de données, etc).

Il est bien de rappeler que si votre projet contient des données provenant de sujets humains, contrôlées ou sensibles, vous devez discuter en amont de votre projet avec le Comité d'éthique de la recherche et/ ou le Responsable des Marchandises/Technologies Contrôlées et de la Sécurité Nationale pour valider la meilleure façon de partager vos recherches.

Selon votre statut à l'ÉTS, un rôle différent vous sera attribué dans la plateforme.

Les étudiants et étudiantes de l'ÉTS se verront attribuer le rôle Collaboration qui permet :

  • le téléversement et la modification des fichiers d'un jeu de données
  • l'ajout et la modification des métadonnées
  • la modification des conditions d'utilisation
  • l'activation d'un registre de visites pour un ensemble de données

Les professeurs et professeures de l'ÉTS se verront attribuer le rôle Collaboration Plus qui permet :

  • les mêmes actions que le rôle Collaboration (voir la section des étudiantes ci-dessus)
  • la gestion des autorisations d'un ensemble de données
  • la soumission pour révision d'un ensemble de données, mais pas de la publier

* Il est important de noter qu'avec le rôle Collaboration Plus, vous êtes responsables des rôles que vous attribuez à vos collaborateurs et que vous ne pouvez pas vous attribuer vous-même ou à quelqu'un d'autre les rôles Administration et Curation

Références

"Comment déposer des données dans le Dataverse de l'ÉTS" est une adaptation et traduction par Vanessa Ayotte du guide Depositing Data in UBC Dataverse @ Scholars Portal de Melissa Cuthill et Eugene Barsky (Univerisity of British Columbia) partagé avec la licence CC-BY.

Scholars Portal. (2022). Autorisations - Learn @ Scholars Portal. Repéré à https://learn.scholarsportal.info/fr/guides/borealis/autorisations/#Liste-de-rles

QQmyers (2022, July 21). DVUploader, a Command line Bulk Uploader for Dataverse [Billet de blogue]. Repéré à https://github.com/GlobalDataverseCommunityConsortium/dataverse-uploader/wiki/DVUploader,-a-Command-line-Bulk-Uploader-for-Dataverse#can-i-upload-a-whole-directory-tree